Nel precedente articolo abbiamo analizzato le principali criticità che le aziende GDO e retail si trovano ad affrontare nella gestione del welfare aziendale: processi frammentati, strumenti manuali, customer experience poco fluida, difficoltà di tracciamento e personalizzazione limitata.

Oggi, vogliamo raccontare come queste sfide possono essere superate concretamente, attraverso l’esperienza reale di un importante gruppo della grande distribuzione organizzata nostro cliente che ha scelto di rivedere l’intero flusso operativo delle proprie gift card. Un percorso di trasformazione nato da un’esigenza ben chiara: semplificare il complesso.

Il punto di partenza: un sistema welfare da ripensare

Il gruppo della Grande Distribuzione che si è affidato ad AMA Group, attivo su scala nazionale con centinaia di punti vendita e una rete capillare di collaboratori e partner, gestiva internamente il proprio programma welfare e le relative gift card.
Tuttavia, il sistema si basava su strumenti tradizionali:

• Ordini via e-mail.
• Attivazioni manuali.
• Mancanza di visibilità sull’avanzamento.
• Difficoltà nella tracciabilità delle card emesse.
• Assenza di una piattaforma unica integrata.

Il risultato era una struttura dispendiosa in termini di tempo e risorse, con un elevato margine di errore e una customer experience poco fluida, sia per i referenti interni (HR, marketing, operations) che per gli utenti finali.

L’esigenza: automatizzare senza rinunciare al controllo

L’azienda si è rivolta ad AMA Group con una richiesta chiara: trasformare il proprio sistema di gestione degli ordini di gift card da centro di costo a leva di efficienza e branding.
Il welfare doveva diventare uno strumento moderno, agile, sicuro. Ma soprattutto, doveva parlare la lingua dell’organizzazione interna, senza stravolgerne le logiche operative.

Le richieste principali sono state:

• Automazione del processo di richiesta, ordine e attivazione delle gift card, con gestione degli ordini di gift centralizzata dei codici e delle anagrafiche.
• Personalizzazione totale delle card, con possibilità di declinare l’identità visiva dell’azienda su ogni singolo supporto.
• Accesso a una piattaforma proprietaria, pubblicata sul sito del cliente e utilizzabile anche da soggetti terzi autorizzati (partner, fornitori, clienti).
• Integrazione tra fisico e digitale, per rispondere a esigenze diverse e favorire l’adozione anche in ottica sostenibile.
• Tracciabilità avanzata, per risalire al titolare della card in caso di smarrimento o necessità di blocco.
• Esperienza utente semplificata, sia lato amministrazione che per i destinatari finali delle gift.

La risposta di AMA Group: costruire una piattaforma su misura

AMA Group ha progettato e sviluppato per l’azienda una soluzione su misura basata sul portale AMA Gift Welfare, completamente integrata con l’identità digitale del cliente e accessibile da un dominio dedicato.

La piattaforma consente oggi a tutti i referenti autorizzati di:

• Accedere a un’area riservata per l’acquisto e la gestione degli ordini di gift.
• Selezionare il formato desiderato (fisico o digitale).
• Personalizzare le card direttamente in fase d’ordine.
• Gestire anagrafiche, codici e tracciabilità.
• Visualizzare in tempo reale lo stato degli ordini e delle attivazioni.
• Monitorare la disponibilità e lo storico in piena autonomia.

I risultati: meno complessità, più valore

A distanza di pochi mesi dall’introduzione del nuovo sistema, i benefici sono stati evidenti:

• Riduzione significativa dei tempi di gestione degli ordini di gift.
• Azzeramento degli errori manuali nelle anagrafiche e nei codici.
• Aumento della trasparenza operativa, grazie alla tracciabilità dei flussi.
• Miglioramento dell’esperienza utente, sia per i team interni che per i destinatari delle gift card.
• Incremento dell’uso del formato digitale, in linea con le policy ambientali aziendali.
• Valorizzazione del brand, grazie alla possibilità di personalizzare anche singole card.

L’intero processo welfare è oggi coerente, fluido, integrato, e supporta le strategie HR e marketing del gruppo in modo proattivo.

La digitalizzazione non è un pacchetto preconfezionato, ma un processo costruito sull’ascolto reale dei bisogni aziendali.

AMA Group non ha proposto una soluzione standard: ha ascoltato, analizzato, co-progettato. Ha costruito un ecosistema welfare su misura, capace di adattarsi ai ritmi e alle esigenze di una realtà strutturata e in continua evoluzione.